Sala konferencyjna to pomieszczenie, które przeznaczone jest do organizacji spotkań formalnych. Odbywają się w niej nie tylko konferencje, ale także narady zarządów, rozmowy handlowe, sympozja czy szkolenia. Funkcjonalna sala konferencyjna musi być wyposażona w nowoczesny sprzęt techniczny i audiowizualny, aby sprostać wysokim wymaganiom użytkowników biznesowych. Rola i znaczenie centrów konferencyjnych sukcesywnie wzrasta od lat 60. ubiegłego wieku. 

Współcześnie sale uważane za absolutne must have każdego nowoczesnego biurowca. 

Co może zrobić firma, gdy nie dysponuje własną salą lub jej siedziba nie jest atrakcyjnie położona, a potrzebuje zorganizować profesjonalne spotkanie lub konferencję?

Najrozsądniejsza opcja to wynajęcie sali konferencyjnej sala konferencyjna na wynajem. Nowoczesne centra biznesowe z salami konferencyjnymi posiadają szerokie spektrum wygodnych, funkcjonalnych sal konferencyjnych.

Jak wybrać optymalną salę? Czym powinna się więc charakteryzować dobra sala konferencyjna?

6 cech idealnej sali konferencyjnej

  1. Dostępność i lokalizacja. Lokalizacja sali konferencyjnej to jedno z kluczowych kryteriów przy wyborze odpowiedniego lokalu. Sala powinna być łatwo dostępna i dogodnie zlokalizowana. Idealna sala konferencyjna powinna znajdować się w pobliżu głównych arterii komunikacyjnych, aby dotarcie do niej z różnych punktów miasta lub regionu było jak najłatwiejsze. W przypadku konferencji kilkudniowych ważny jest także dostęp do komunikacji miejskiej oraz zaplecza noclegowego.
  2. Wyposażenie. Idealna sala konferencyjna powinna być odpowiednio wyposażona. Powinna posiadać projektor multimedialny, ekran, sprzęt nagłośnieniowy (mikrofon bezprzewodowy, głośniki), flipchart lub tablicę suchościeralną oraz komplet piszących pisaków dedykowanych powierzchni tablicy oraz szerokopasmowy dostęp do Internetu, zarówno bezprzewodowy, jak i przewodowy. Sprzęt audiowizualny powinien być najwyższej jakości – sprawność i niezawodność w tym przypadku to kwestia bezdyskusyjna. Ekran projektowy i rzutnik multimedialny w rozdzielczości full HD powinny być zintegrowane w technologii bezprzewodowej. Niezbędne jest odpowiednie nagłośnienie z systemem mikrofonowym, obejmującym prelegenta i uczestników. Współczesnym standardem są również tablice multimedialne z ekranem dotykowym oraz poręczne flipcharty.
  3. Funkcjonalność. Sala konferencyjna powinna zapewniać najwyższy poziom integracji uczestników spotkania, umożliwiać skuteczną komunikację i szybką wymianę informacji. Nie bez znaczenia pozostaje w tym kontekście funkcjonalność wyposażenia, dzięki któremu można wizualizować projekty. Niemniej ważne jest odpowiednie umeblowanie. Rekomendowane są modułowe systemy meblowe, w których krzesła i pulpity można dowolnie ustawiać w zależności od liczebności i potrzeb uczestników spotkania. Bardzo istotną cechą jest odpowiednie wyciszenie sali – sala konferencyjna powinna z jednej strony zapewniać optymalną izolacyjność akustyczną – hałas, docierający z zewnątrz rozprasza i męczy. Rozważając funkcjonalność sali nie zapomnijmy także o wygodnym skomunikowaniu sali konferencyjnej z sanitariatami.
  4. Catering. Konferencje najczęściej obsługiwane są przez firmy cateringowe, zapewniające ciepłe i zimne napoje oraz przekąski i lunche. Idealna sala konferencyjna powinna być przystosowania do spożywania posiłków w jej obrębie, lub posiadać zaplecze o funkcji gastronomicznej. W przypadku serwowania większych posiłków, centrum konferencyjne musi być wyposażone w oddzielne pomieszczenie dla pracowników restauracyjnych.
  5. Instalacje techniczne. Szybki internet bezprzewodowy to absolutna konieczność w nowoczesnych salach konferencyjnych. To jednak nie wszystkie aspekty techniczne, na jakie należy zwrócić uwagę. Niemniej ważna jest sprawność i niezawodność instalacji technicznych. Ogrzewanie, wentylacja i klimatyzacja muszą zapewniać najwyższy komfort termiczny. Poziom wilgotności należy utrzymywać w zakresie 60-80%, a temperaturę w granicach 18-20°C. Okna w sali konferencyjnej muszą posiadać rolety zaciemniające, pozwalające na regulacje dopływu światła słonecznego w dowolnym zakresie. Natężenie sztucznego światła nie powinno być z kolei większe niż 500 luxów.
  6. Parking. To kwestia, o której bardzo często zapominają organizatorzy konferencji. Parking przy centrum konferencyjnym jest niezbędny. Warto zwrócić szczególną uwagę, czy posiada on wystarczająco dużo stanowisk parkingowych, oraz czy wjazd do niego nie sprawi kłopotu zmotoryzowanym uczestnikom spotkania. Pamiętajmy, że parking powinien być strzeżony i monitorowany, a korzystanie z niego przez gości konferencji powinno odbywać się na możliwie preferencyjnych warunkach.

Czy już wiesz na co zwracać uwagę przy wynajmie sali konferencyjnej?