Cechy dobrej sali konferencyjnej

sala konferencyjna

Sala konferencyjna to pomieszczenie, które przeznaczone jest do organizacji spotkań formalnych. Odbywają się w niej nie tylko konferencje, ale także narady zarządów, rozmowy handlowe, sympozja czy szkolenia. Funkcjonalna sala konferencyjna musi być wyposażona w nowoczesny sprzęt techniczny i audiowizualny, aby sprostać wysokim wymaganiom użytkowników biznesowych. Rola i znaczenie centrów konferencyjnych sukcesywnie wzrasta od lat 60. ubiegłego wieku. Współcześnie są one uważane za absolutne must have każdego nowoczesnego biurowca. Czym powinny się charakteryzować?

Idealna sala konferencyjna w 5 krokach

 

  1. Łatwo dostępna i dogodnie zlokalizowana. Lokalizacja sali konferencyjnej to najważniejsze kryterium klasyfikacyjne przy wyborze odpowiedniego lokalu. W przypadku, gdy firma nie dysponuje własną salą lub jej siedziba nie jest atrakcyjnie położona – najrozsądniejsza opcją jest sala konferencyjna na wynajem. Nowoczesne centra biznesowe z salami konferencyjnymi posiadają dogodną lokalizację. Idealna sala konferencyjna powinna znajdować się w pobliżu głównych arterii komunikacyjnych oraz w niedużym oddaleniu od centrum miasta, punktów handlowo-usługowych i centrów rozrywkowych. W przypadku konferencji kilkudniowych dostęp do komunikacji miejskiej oraz zaplecza noclegowego jest niezbędny. Wato mieć przy tym na uwadze, że lokalizacja sali konferencyjnej powinna zapewniać optymalną izolacyjność akustyczną – nadmierna ilość hałasu, docierająca z zewnątrz jest niedopuszczalna.
  2. Wyposażona w nieodpłatny i odpowiednio duży parking. To kwestia, o której bardzo często zapominają organizatorzy konferencji. Parking przy centrum konferencyjnym jest niezbędny. Należy zwrócić szczególną uwagę, czy posiada on wystarczająco dużo stanowisk parkingowych oraz czy wjazd do niego nie sprawi kłopotu zmotoryzowanym uczestnikom spotkania. Pamiętajmy, że parking powinien być strzeżony i monitorowany, a korzystanie z niego nie może być płatne.
  3. Funkcjonalnie umeblowania i nowocześnie wyposażona. Sala konferencyjna powinna zapewniać najwyższy poziom integracji uczestników spotkania oraz umożliwiać skuteczną komunikację i szybką wymianę informacji. Nie bez znaczenia pozostaje w tym kontekście funkcjonalność wyposażenia, dzięki któremu można wizualizować projekty. Sprzęt audiowizualny powinien być najwyższej jakości – sprawność i niezawodność w tym przypadku to kwestia bezdyskusyjna. Ekran projektowy i rzutnik multimedialny w rozdzielczości full HD powinny być zintegrowane w technologii bezprzewodowej. Niezbędne jest odpowiednie nagłośnienie z systemem mikrofonowym, obejmującym prelegenta i uczestników. Współczesnym standardem są również tablice multimedialne z ekranem dotykowym oraz poręczne flipcharty. Niemniej ważne jest odpowiednie umeblowanie. Rekomendowane są modułowe systemy meblowe, w których krzesła i pulpity można dowolnie ustawiać w zależności od liczebności i potrzeb uczestników spotkania.
  4. Zapewniająca możliwość obsługi cateringowej. Konferencje najczęściej obsługiwane są przez firmy cateringowe, zapewniające ciepłe i zimne napoje oraz przekąski i lunche. Idealna sala konferencyjna musi być przystosowania do spożywania posiłków w jej obrębie lub posiadać dogodne zaplecze przestrzenne o funkcji gastronomicznej. Do wydzielenia strefy jadalnej można swobodnie wykorzystać przenośne ścianki mobilne. W przypadku serwowania większych posiłków, centrum konferencyjne musi być wyposażone w oddzielne pomieszczenie dla pracowników restauracyjnych. Nie zapomnijmy przy tym o wygodnym skomunikowaniu sali konferencyjnej z sanitariatami.
  5. Posiadająca sprawne instalacje techniczne. Szybki internet bezprzewodowy to absolutna konieczność w nowoczesnych salach konferencyjnych. To jednak nie wszystkie aspekty techniczne, na jakie należy zwrócić uwagę. Niemniej ważna jest sprawność i niezawodność instalacji technicznych. Ogrzewanie, wentylacja i klimatyzacja muszą zapewniać najwyższy komfort termiczny. Poziom wilgotności należy utrzymywać w zakresie 60-80%, a temperaturę w granicach 18-20°C. Okna w sali konferencyjnej muszą posiadać rolety zaciemniające, pozwalające na regulacje dopływu światła słonecznego w dowolnym zakresie. Natężenie sztucznego światła nie powinno być z kolei większe niż 500 luxów.